FORORD

Vi giver dig med denne 100 % uvildige artikel omkring WMS en dyb forståelse og indsigt i et projekt af denne type, for med mange år som projektledere af WMS leverancer til såvel danske som udenlandske virksomheder, har vi opnået en hel del erfaring med indførelse af top proffesionelt lagerstyring i mange forskellige brancher og størrelser af virksomheder.

Hele processen med at definere hvad systemet skal kunne, vælge leverandør, detailspecificere funktionerne og implementere systemet, bliver ofte undervurderet.

De projekter, hvor det forløber bedst er hos de virksomheder, der har gjort hjemmearbejdet mest grundigt. I denne forbindelse er det fejlagtigt, at tro et lille lager er en nem opgave. Der er flere eksempler hvor arbejdsgangene i et lille lager er meget mere komplicerede end på et stort lager, hvor der åbenlyst ikke er plads til håndtering af alle mulige specielle afvigelser.

Formålet med dette dokument er, at give læseren indsigt i de aspekter, der gør sig gældende i forbindelse med indførelse af et lagerstyringssystem. Vurder om din virksomhed har den fornødne knowhow og ikke mindst, om de fornødne disponible interne ressourcer er til stede.

Det er ofte en fordel, at anvende eksterne konsulenter, specielt til udarbejdelse af kravspecifikationer og udbudsmarteriale. Fordi Logistikcenteret A/S er uvildige vi ønsker kun den bedste løsning og ikke nødvendigvis et WMS system, hvis vi vurdere at dette ikke er det optimale. Men husk, at supplement med knowhow og ressourcer ikke fjerner det arbejde og engagement som skal udføres af de interne kræfter

1 INDLEDNING

Lageret var tidligere ofte en nedprioriteret del i en virksomhed, det var jo blot opbevaring af varer, indtil de blev solgt. Med øget konkurrence og øget behov for omkostningsreduktion, er der løbende kommet mere fokus på en effektiv drift af lagrene. Naturligt nok er de store grossistvirksomheder gået i front da et effektivt lager har meget større betydning for den samlede drift end hos produktionsvirksomheder.

I dag er det en nødvendighed for alle virksomheder, at have fokus på en effektiv drift af lageret. På de store lagre automatiseres flere af funktionerne med automatlagre, plukkesystemer mm. På mindre automatiserede lagre effektiviseres med forskellige former for papirløse systemer (truckterminaler, PDA, Pick by Voice, Pick by light osv.)

Fælles for alle størrelser effektive lagre er, at de er styret af et lagerstyringssystem.

I det følgende vil det blive belyst, dels hvilke faktorer der gør sig gældende for valg af et lagerstyringssystem og dels en række vigtige forhold ved implementering af system og udstyr.

2 FORSKELLIGE FORMER FOR LAGERSTYRING

Der er mange forskellige systemer som varetager lagerstyringsfunktionalitet. Overordnet set kan de opdeles i 3 kategorier:

  1. ERP systemer (Enterprise Resource Planning) som varetager den overordnede styring af virksomheden og styringen af lageret
  2. Dedikerede lagerstyringssystemer (Warehouse Management Systems – WMS) som er udviklet specielt til lagerstyring og er undersystem til ERP systemet.
  3. Anlægsspecifikke systemer. Flere større leverandører af automatiseret lager og transportudstyr varetager sammen med styringen af den automatiske del også styringen af det manuelle lager.

2.1 ERP SYSTEMER

Alle ERP systemer indeholder information om lagerbeholdninger, lagerværdier og lagerlokationer. ERP systemerne indeholder de basale informationer som er påkrævede mht. økonomi og regnskab.

Lagerstyringsfunktionaliteterne i ERP systemerne varierer meget alt efter alderen og systemet. Meget ofte ses kundetilpassede løsninger, der så gør opgraderinger kostbare og teknisk risikable.

ERP systemerne har typisk en begrænset lagerstyringsfunktionalitet og understøtter ikke en effektiv drift af lageret. Ofte ses at simple funktioner, såsom opfyldning af varer fra bufferlokation til pluklokation, valg af indlagringslokation, prioritering af hasteordrer, styring af batchpluk osv., skal håndteres manuelt, idet ERP systemet ikke understøtter funktionaliteterne. Endvidere er mange af ERP systemerne ikke fleksible mht. interface til de papirløse systemer (truckterminaler, PDA, Pick by Voice, Pick by light osv.). Der er mange af eksempler på systemer hvor interface og skærmbillede er speciel designede og ofte funktionelt mangelfulde.

Anvendelsen af ERP systemet alene som lagerstyring henvender sig generelt til virksomheder med små lagre (op til 8-10 medarbejdere), afhængigt af funktionalitetsomfanget i ERP systemet.

Hvis man fortsat vil anvende sit ERP system som eneste lagerstyringsværktøj og samtidigt have forøget funktionalitet f.eks. gennem anvendelsen af papirløse systemer, skal man være opmærksom på, at ERP leverandørens medarbejdere typisk ikke er specialister i lagerfunktionalitet, det er jo ”bare” et hjørne af ERP funktionaliteten. Man skal derfor gøre ekstra meget ud af at beskrive den funktionalitet man vil have, og efterfølgende få den tilbudte tekniske løsning fra leverandøren grundigt beskrevet. Undersøg om leverandøren af det papirløse system evt. selv kan interface til jeres ERP system. Udviklingen går i den retning og vil give en mere sikker integration.

2.2 WMS SYSTEMER

WMS systemer er specielt designet til at håndtere lagerfunktioner. Disse systemer indeholder derfor en betydeligt mere omfattende lager funktionalitet. WMS systemerne har også standard interfaces til det mest gængse papirløse operatør udstyr.

Har man et stort lager med mange truck som skal styres af WMS systemet, skal der fokuseres på hvordan de forskellige systemer optimerer truckkørslen. Ordet ”truckoptimering” dækker f.eks. spektret fra helt simple regler til meget avancerede modeller med mange mulige parameterindstillinger.

WMS systemerne er oprindeligt udviklet til at styre manuelle lagre, men flere kan også styre automatiserede lagre med transportbaner, sorterere, automatiske pluksystemer mm. Funktionerne svarer til den overordnede styring af flowet i systemet og benævnes ofte Materiel Flow Controller (MFC) eller Warehouse Control System (WCS). Navnlig for sidstnævnte er der stor forskel på hvad systemerne kan og også hvilken erfaring leverandørerne har med de automatiserede lagerløsninger.

WMS systemerne henvender sig til de virksomheder, som har behov for et effektivt lager. Der skal typisk være minimum 8-10 lagermedarbejdere før det økonomisk kan svare sig at investere i et WMS system. Priserne for et ”lille” standardsystem starter typisk ved knap 1 mill.kr., og det løber hurtigt op ad, i takt med øvrigt udstyr og kundespecifikke ønsker. Indførelse af et WMS system vil typisk give en effektivisering på 10-20 % alt efter det hidtidige niveau af forretningsprocesser og graden af understøttelsen fra den eksisterende lagerstyringsløsning. Der findes eksempler på noget større effektiviseringsgevinster. Her er navnlig den fase, hvor kravene til systemet specificeres, inden der indhentes tilbud, og de tidlige faser under implementeringen, hvor balancen mellem de gensidige tilpasninger af forretningsprocesser og WMS systemet tilrettelægges, af afgørende betydning.

2.3 AUTOMATLAGERSYSTEMER

Er der planer om automatisering af lageret, kan leverandøren også varetage styringen af de manuelle lagerfunktioner.

De større leverandører af automatlager systemer har enten deres eget lagerstyringssystem eller en fast WMS samarbejdspartner. Fokus er naturligvis på den automatiserede del, men den manuelle del vil også kunne håndteres af systemet. I disse tilfælde vil en sådan samlet løsning ofte være at foretrække, i stedet for fortsat at håndtere den manuelle del med eget ERP eller WMS system. Der er imidlertid for leverandørernes vedkommende store forskelle på, om der er tale om et standard WMS system eller om systemet laves 100 % kundespecifikt, til den aktuelle opgave.

En anden mulighed, der pt. endnu ikke er så udbredt, er, at anvende styringen til enkeltstående komponenter, som f.eks. lagerautomater, industripaternostre o.lign. (se særskilt artikel om lagerautomater) til også at varetage styringen af det øvrige lager. For nuværende er der et par leverandører på det danske marked, som kan tilbyde en sådan løsning.

Har man planer om indførelse af lagerautomater el.lign., er dette en mulighed, som absolut bør undersøges nærmere. Merprisen for at styre den resterende del af lageret, ligger typisk i intervallet ca. 350.000 – 500.000 kr.

​3 HVAD PASSER BEDST TIL DIN VIRKSOMHED

For de store lagre, hvor der er økonomi i at automatisere lageret, er det oplagt at MHE (Material Handling Equipment) leverandøren leverer WMS systemet til hele lageret. Uanset om det er hans eget system eller en WMS partner, er det vigtigste, at der er tale om én hovedleverandør.

Er der primært tale om et manuelt baseret lager, er antal medarbejdere på lageret en afgørende faktor. Jo flere medarbejdere jo bedre økonomi i indførelsen i et dedikeret WMS system. Med indførelse af papirløse systemer (truckterminaler, PDA, Pick by Voice, Pick by light osv.), vil brugen af et WMS system give en sikrere løsning, da leverandørerne har erfaring med at integrere dette udstyr op mod deres systemer.

Er der tale om et mindre lager (under 5-8 personer) er den økonomisk set mest effektive løsning, at anvende lagerstyringsfaciliteterne i sit ERP system tilpasset med færrest mulige specialløsninger.

Hvis investeringen i et WMS system virker for høj i relation til de forventelige besparelser, kan det være mere fordelagtigt, at få sin ERP leverandør til at lave de ekstra funktionaliteter som man gerne vil have via WMS systemet.

I disse grænsetilfælde skal man også vurdere:

  • Hvilke ekstra funktioner er ”need to have” og hvilke ”nice to have”.
  • Hvad koster det at få realiseret ”need to have” funktionerne i sit ERP system og hvad vurderes ”nice to have” funktionaliteterne at give i besparelser.
  • At have et WMS system betyder en ekstra IT leverandør og et ekstra system.
  • Omfattende ændringer i ERP systemet er typisk lig med en periode med driftsforstyrrelser.
  • Hvor godt forstår ERP leverandøren den ønskede funktionalitet.
  • Hvor omfattende interface skal der være mellem WMS og ERP systemet. Omkostningerne til dette undervurderes oftest.
  • Hvornår påregnes det at udskifte/opgradere ERP systemet. Hvor langsigtet er den tilrettede ERP løsning.

I grænsetilfældene er der ofte et yderligere aspekt i beslutningen. Forenklet set er det for den logistik/lager ansvarlige et ”must” at få WMS funktionaliteten og for den økonomi ansvarlige ligner det mere ”nice to have” funktionalitet. I sådanne tilfælde, kan en uvildig erfaren WMS rådgiver fra Logistikcenteret A/S hjælpe med at træffe et objektivt valg. Efterfølgende vil det være af stor betydning, at kravene til ERP tilpasningerne specificeres systematisk.

​4 WMS FUNKTIONALITET

I det følgende beskrives kortfattet om typiske funktionaliteter i et WMS system. Beskrivelsen er dels opdelt på generelle funktioner, som alle WMS systemer bør indeholde, og dels på mere specielle funktioner, som måske ikke findes som standard i et givent system, men som der er måske heller ikke behov for i din virksomhed.

​4.1 GENERELLE FUNKTIONER

Alle WMS systemer bør indeholde de nedenstående funktioner, men hver enkelt funktionalitet kan variere i mængden af de mere specifikke features i hver funktionsoverskrift.

​4.1.1 BASIS FUNKTIONER

Grundlæggende er et WMS system meget afhængig af de basale data som er påkrævet. Der er både statiske data, som definerer hvordan systemet er sat op og dynamiske data, som sikrer ,at der er styr på flow og beholdning. Jo mere avancerede funktioner, jo større er kravet normalt til datadisciplin.

  • Nummerering af lokationer. Lagerhal, reolrække eller reolgang, placering i reolrækken (fag eller position), placering i højden og evt. placering i reolfag (bredde eller dybde).
  • Lokationsspecifikationer. Fysiske dimensioner eller typer (fx pallehøjde, max. vægt), bufferlokation, pluklokation (fast eller flydende).
  • Definition af arbejdsområder (Material Handling Area - MHA). Regler i hvert MHA og samspil med andre MHA.
  • Operatørdefinitioner og -rettigheder i systemet.
  • Varestamdata (typisk oprettes/slettes varer i ERP systemet, men mange supplerende informationer vedligeholdes i WMS systemet).
  • Definition af emnebærertyper (palletyper, kassetyper, rullepaller, bure mm.).
  • Last og dellast informationer. Information om indholdet på de emnebærere, der lagres eller transporteres rundt i systemet.

​4.1.2 VAREMODTAGELSE

Indkøbsordrer til leverandører skal overføres fra ERP systemet til WMS systemet. Det bør være grundreglen, at der ikke accepteres modtagelse af varer uden, at der er en tilhørende indkøbsordre. Dette giver samtidigt et overblik over en forventet arbejdsbelastning i varemodtagelsen.

Der bør reelt ikke være nogen begrænsning i hvor langt ud i fremtiden indkøbsordrerne rækker, men i praksis er et par uger tilstrækkeligt. Det er dog vigtigt at WMS systemet kan håndtere, at der sker opdateringer af endnu ikke modtagne indkøbsordrer.

Splitleverancer på samme indkøbsordre kan give problemer. Få klarlagt hvad kravene er til dette og aftal med WMS leverandøren hvordan i håndterer splitleverancer i henholdsvis ERP og WMS systemet.

Minimering af fejl på lageret starter med, at man er meget omhyggelig med at registrere korrekt i varemodtagelsen. Funktionalitet skal derfor minimum indeholde:

  • Oversigt over planlagte indkøbsordrer.
  • Præregistrering af levering (leverance med x antal paller eller pakker modtaget).
  • Registrering af varer i leverancen i relation til indkøbsordren.
  • Håndtering af overlevering og splitleveringer.
  • Registrering af reklamationer og kvalitetsanmærkninger.
  • Returvarehåndtering.

Funktionalitet vedr. palle regnskab, og evt. andre transporttyper, kan også være et relevant krav til WMS systemet.

​4.1.3 INDLAGRING

Når modtagne varer er registreret skal WMS systemet styre den efterfølgende videre håndtering af varen, hvor størstedelen normalt er indlagring på lagerlokationer.

Ved indlagring til en lagerlokation skal denne først vælges af WMS systemet ud fra et miks af følgende oplysninger:

  • Lasttype (palletyper, containere, bure, kasser etc.)
  • Højde, vægt (ved differentierede lokationsstørrelser)
  • Lagerzone (temperatur eller andre opdelinger I områder)
  • Placering af anker(plukke-)lokation

Når WMS systemet har valgt en egnet lagerlokation, dannes et transport job fra varemodtagelsen til lagerlokationen. Transportjobs kan være printet på papir, men er i dag oftest opgaver, som administreres via trådløse terminaler. Her taler vi om emnebærere (1/1-paller, 1/2 –paller osv.) med samme vare på større lagre. Er der tale om en emnebærer med flere forskellige varer, skal disse registreres samlet og indlagres ved at WMS systemet danner en påpladslægningsrunde, hvor varerne indlagres svarende til en ”omvendt” plukrunde.

Specielt for varer i restordre, skal der genereres et transportjob til forsendelsesområdet, hvor varerne kan distribueres til de ordrer hvor de er i manko. Efterfølgende indlagres restmængden eller flyttes evt. direkte til pluklokation.

​4.1.4 ORDREPLANLÆGNING

Kundeordrerne skal overføres fra ERP systemet til WMS systemet. En praktisk tidshorisont på hvor langt ud i fremtiden disse bør række, afhænger af varernes holdbarhed og udsvingene i arbejdsbelastningen. Generelt er mulighederne for kapacitetsudjævning i dagligvarebranchen meget begrænsede pga. holdbarheds krav. I andre brancher er der større muligheder for at udnytte planlagte fremtidige leverancer (splitleverancer, rammeaftaler, ordrer med ”lang” leveringshorisont) til, at kapacitetsudjævne arbejdsbelastningen. Skulle din virksomhed have denne mulighed, vil det kræve at, WMS systemet har en funktionalitet, der understøtter, at ordrer bliver ekspederede og opbevarede, inden de skal forsendes. For ikke at optage plads i forsendelsesområdet skal pallen kunne indlagres på lageret. Skal dette kan være en praktisk løsning, kræves at varerne er rimeligt homogene mht. størrelse og andre opbevaringskrav som f.eks. temperatur og fugtighed.

Det er vigtigt at få gjort sig tanker om, hvilke informationer der relevante for den person, der er ansvarlig for at frigive/igangsætte de kundeordrer som skal ekspederes og hvilke muligheder denne person skal have mht. at ændre og udskyde leverancer.

Som et minimum skal der, pr. ordre/kunde være en oversigt over:

  • Planlagt afgangsdato og tid
  • Oplysninger over eventuel manko på en ordre. Accepterer kunden manko på varer i leverancen? (En leverance til en bryllupsmiddag med kød til 2/3 af gæsterne vil f.eks. ikke være acceptabelt)
  • Mulighed for at undersøge forventede leveringer af varer i manko
  • Status på aktiverede ordrer, ordrer der arbejdes på, ordrer der er klar til forsendelse og ordrer der er afsendt

WMS systemet bør endvidere kunne vurdere seneste acceptable tidspunkt for aktivering af pluk, hvis afgangstiden skal kunne overholdes.

Få afklaret definitionen af hasteordrer og hvordan disse skal håndteres. Den systemmæssige hasteordre, er når ordren defineres som en hasteordre i ERP systemet og sendes til WMS systemet, der så automatisk aktiverer ordren til ekspedition, uden at afvente accept fra den ordreplanlæggende operatør. Dette sikrer at en hasteordrer ikke ”syltes” eller overses. Omvendt stiller det krav til sælgerne om, at de ikke kan definere deres ”normale” ordrer som hasteordrer.

WMS systemet bør kunne samle forskellige ordrer til samme leveringsaddresse inden for samme tidsrum. Dette vil typisk være kunder, der har faste leveringsdatoer, hvor der så samles op på, at hasteordrer, restordrer, tillægsordrer og hvad de nu ellers benævnes, som derpå sendes sammen med den ”gængse” ordre.

Er der forventninger om egentlige bemandingsforslag til den aktuelle ordremængde, skal dette vurderes nøje. I praksis vil det være behæftet med megen unøjagtighed, når et WMS system beregner en samlet nødvendig bemanding. WMS systemet kender ikke den planlagte aktuelle bemanding og deres effektivitet. WMS systemet har normalt ikke differentieret information om effektiviteten på f.eks. en lille og en stor dag (sammensætningen af ordrerne). Skal WMS systemet kunne give med et bedre bemandingsestimat end den erfarne ”lagerchef”, vil det kræve, at WMS systemerne har et mere statistisk orienteret beslutningsværktøj, end det for nuværende er tilfældet.

​4.1.5 EKSPEDITION

Jo mere fysisk forskelligeens virksomheds varer er, jo flere plukkeområder vil der typisk være på lageret.

For at undgå en ressourcekrævende konsolidering i vareforsendelsen, kan en løsning være at ekspedere ordren løbende plukområde for plukkeområde (sekventielt). Dette kan gøres med samme eller forskellige plukkere, men det vil kun være egnet for relativt homogene varer og vil forlænge tiden til ordrehåndteringen. I el og vvs branchen er varerne ofte så af så forskellig fysisk beskaffenhed, og håndteringsudstyret til plukkerne så forskelligartet, at småvarer, pallevarer og langgods af praktiske årsager håndteres separat. Når varerne ikke med fordel kan plukkes sekventielt, kan de lige så godt plukkes sideløbende og dermed opnå den hurtigere ordrehåndtering. Om varerne efterfølgende konsolideres, afhænger af de praktiske omstændigheder og det aftalte niveau af kundeservice.

Når en ordre er frigivet til ekspedition, vil WMS systemet opdele ordren til ekspedition i de forskellige definerede områder (MHA – Material Handling Areas). Opsætningen for de enkelte MHA afgør om varerne til ordren plukkes sekventieltog/eller sideløbende. Uanset opsætningen bør WMS systemet kunne vise status for ordren i de forskellige områder, så den ansvarlige kan følge fremdriften af ekspeditionen.

WMS systemet skal også opdele ordren pluk og ”hellast” håndtering, sådan at fx 60 kasser bliver ekspederet ved, at tage en 1/1 palle (40 kasser) og plukke de resterende 20 kasser. ”Hellast” håndteringerne (1/1, ½ , ¼ paller, bure, containere osv.) håndteres som transportjob til truck.

WMS systemet bør kunne sættes til både enkeltordre pluk og batchpluk inden for hvert plukkeområde (MHA). Der bør være parametre, så plukrunderne kan begrænses mht. volumen og/eller antal ordrelinjer. For batchpluk skal man naturligvis bl.a. have en parameter for antal ordrer i batchen.

WMS systemet skal understøtte dit valg af den kontrol, der ønskes for at opnå den plukkesikkerhed, der ønskes. Det er normalt en afvejning mellem plukkesikkerhed og effektivitet. Kontrollen er typisk registrering af pluklokationen via kontrolcifre eller stregkode og/eller stregkoder på selve varerne, men kan også bestå af en separat delvis eller fund kontrol i pakkeriet. Vi anbefaler, at systemerne indrettes således, at man producerer sig til kvalitet, i stedet for at kontrollere sig til kvalitet.

Ved brug af diverse trådløse plukketerminaler, skal WMS systemet understøtte online justeringer af plukkeantal samt give mulighed for supplerende produktinformation.

WMS systemet bør også understøtte muligheden for at parkere en ordre midlertidigt. Det kan f.eks. være placering af den delvist færdigplukkede ordre i et bufferområde inden videre pluk, eller ved en kvalitetsinspektion som er tilfældigt udvalgt, efter en %-parameter for hvor mange ordrer der skal kontrolleres.

Efter pluk skal WMS systemet understøtte information om den videre transport af ordren(-erne), til næste plukområde, parkering, Q-inspektion, produktion, montage, pakning og naturligvis forsendelsen.

​4.1.6 FORSENDELSE

Der er stor forskel på, hvor meget WMS systemet kan og skal styre i vareforsendelsen. Som et minimum er der et eller flere forsendelsesområder, som de varer der skal afsendes er relateret til. Endvidere kan der, for hvert forsendelsesområde, være tilknyttet et antal porte og/eller baner til oprankning af varerne. På større lagre skal WMS systemet kunne styre, at varerne afleveres til foruddefinerede baner/porte.

Der skal være funktionalitet til at flytte rundt på pakker fra en palle til en anden (eller andre emnebærer typer), med henblik på optimering pakningen af lastbilerne og konsolidering af varer fra forskellige plukområder til samme forsendelse.

Der skal være en oversigt, hvoraf det fremgår, om de forskellige leverancer er klare til forsendelse. Det skal være muligt at se, hvor langt de enkelte ordrer er i færdiggørelsesprocessen.

Har man behov for at kontrolregistrere hvilke paller, der bliver læsset på lastbilerne, skal der være en læssekontrolfunktion i WMS systemet. For kølevarer vil dette give dokumentation for, hvor længe varerne har været uden for køl.

​4.1.7 GENOPFYLDNING

WMS systemet skal styre genopfyldningen af pluklokationerne. Det enkleste er, at når pluklokationen er tom, skaber WMS systemet et genopfyldningsjob fra bufferlokationen til pluklokationen. Er det en palle, sendes et job til trucken og denne henter og afleverer pallen på pluklokationen. Systemet skal også kunne håndtere situationer, hvor man ikke genopfylder hele mængden på pallen til pluklokationen, men hvor den resterende mængde skal genindlagres på bufferlageret.

Er genbestillingspunktet for opfyldning større end nul, vil det som oftest betyde at der vil være varer på pluklokationen, når denne genopfyldes. Normalt er det defineret hvor mange styk, der skal genopfyldes med, men dette skal kunne reguleres og registreres. Er der tale om FIFO (First In First Out) kritiske varer, er det bedst ikke at blande varer med forskellig holdbarhedsdato på samme pluklokation.

Det skal også være muligt for plukkerne at aktivere genopfyldning. Plukkeren bestiller typisk opfyldning lige før lokationen er tom. Tilsvarende skal det også være muligt for truckførerne at styre genopfyldningen. Nogle steder gennemføres genopfyldningen på bestemte tider for at adskille pluk og genfyldning.

Er der transportled i genopfyldningen af varerne, skal det undersøges, om WMS systemet understøtter funktionen. Eksempelvis skal en palle hentes i smalgangsreoler med en smalgangstruck, der placerer pallen for enden af reolgangen. Herfra skal pallen hentes med en truck, og transporteres til en pluklokationen.

Har man eksempelvis en ekstern lagerbygning, som kun bruges til bufferlager, kan man have brug for at operere med primær og sekundær buffer. I plukområdet har man, ud over sine pluklokationer, også bufferlokationer (primære) med de varer, som er i den eksterne lagerbygning. Når beholdningen i den primære buffer når et defineret niveau, flyttes varer fra den sekundære buffer (det eksterne lager) til den primære buffer. Samme princip kan anvendes, hvis der skal være et mindre lager i produktionen.

​4.1.8 OMFLYTNINGER OG MANUELLE TRANSPORTER

Hovedparten af de fysiske håndteringer på lageret er automatisk aktiveret og styret af WMS systemet ud fra modtagelse af varer til indkøbsordrer, samt pluk og forsendelse af varer til kundeordrer.

Lagerstyringssystemet skal dog også kunne håndtere omflytninger af varer mellem forskellige lagerlokationer, samt manuelt aktiverede transporter af varer til definerede områder.

Der vil altid være behov for selv at bestemme, om varer skal flyttes. Disse flytninger skal naturligvis registreres i WMS systemet. Ved brug af terminaler gøres dette on-line i forbindelse med den fysiske flytning.

Der skal også være mulighed for at bestille transport af varer til visse områder. Det kan være varer, der skal bringes til kvalitetsinspektion i et specielt område, eller varer som skal om pakkes.

​4.1.9 LAGEROPTÆLLING

Med indførelse af et WMS system vil revisionen normalt ikke længere stille krav om de tidskrævende komplette lageroptællinger på lageret.

Den hyppigst forekomne lageroptælling sker i forbindelse med pluk. Når en lokation plukkes tom, vil det ses om forventet antal på lokationen og det antal som plukkeren ser stemmer overens. Med terminaler registreres afvigelser on-line i forbindelse med plukning.

Der skal være mulighed for at planlægge optællingsrunder ud fra diverse kriterier:

  • Dato for hvornår varen sidst har været optalt
  • Fysisk afgrænsning af område der skal optælles
  • Specifik udvælgelse af varer der skal optælles
  • Eventuel varegruppe(r) der skal optælles

Der skal naturligvis også kunne gennemføres en komplet lageroptælling.

Ved de planlagte lageroptællinger ses ofte et ønske om at afvigelser noteres, så der efterfølgende kan genereres endnu en optælling, til udførelse af en lagermedarbejder med kompetence til at regulere afvigelser.

Fælles for alle registreringer af afvigelser fra forventet lagerbeholdning er, at der bør kunne registreres en årsagskode (eksempelvis 1=regulering ved lageroptælling, 2=vare beskadiget, 3=dato udløbet osv.).

​4.2 MERE SPECIELLE FUNKTIONER

I de foregående afsnit er de generelle funktioner gennemgået, som skal være indeholdt i et WMS system. Gennemgangen dækker de basale lagerstyringsfunktioner. I dette afsnit nævnes andre WMS funktioner som ikke nødvendigvis er påkrævet for lige dit lager.

Truckoptimering
På større lagre med mange trucks, skal der være fokus på WMS systemets funktionalitet til optimering af truck kørslen. Jo flere trucks der er på lageret, jo større behov for reduktion af kørsel med ”tomme gafler”. Der er stor forskel på hvordan truckoptimeringen eller truckopgaverne styres i WMS systemerne. Er dette vigtigt, skal denne funktionalitet ses efter i sømmene hos de leverandører, der er på tale.

Yard management
Dette er styring af tilkørslen til portene uden for lageret, også kaldet køregården. Store lagre, hvor der er et stort volumen flow, kan have brug for et system til at styre hvor og hvornår lastbiler, til de forskellige forsendelser, skal være ved den port, hvor varerne er ranket op.

3- PARTS LOGISTIK

Lagerhoteller har behov for at skelne mellem ejerforholdene på de varer der håndters. Hvis man har lagerkapacitet i overskud, kan denne sælges til virksomheder, der modsat mangler og har brug for ekstern lagerkapacitet. 3. parts logistikfunktionaliteten gør det muligt at have varerne lageret mellem hinanden. Man behøver altså ikke at lave et særskilt fysisk område til den enkelte kundes varer.

Multi-site
Hvis man har flere fysisk adskilte lagre, der fungerer uafhængigt af hinanden, vil nogle af WMS systemerne kunne håndtere dette frem for at man skal have et WMS system på hvert lager.

Sprogsupport
Har man lagre i flere lande, der fungerer uafhængigt af hinanden, vil nogle af WMS systemerne byde på muligheden for understøttelse af flere forskellige sprog.

Bill of marterial (BOM)
BOM er kort sagt en stykliste for en vare. Der kan således oprettes styklister for varer i WMS systemet. I en produktionsvirksomhed, kan funktionen på ingen måde erstatte et regulært produktions- og marterialestyringssystem, men kan anvendes til lettere pakke- eller montage opgaver. Eksempelvis kan samme vare blive til flere varenumre, når varen skal have forskellige brugsanvisninger og emballering, alt efter hvem kunden er. WMS systemet får overført ordren på varenummeret og genererer derpå en ordre, der indeholder de relevante varelinjer, for de varer der indgår.

Cross docking
Cross docking indebærer at varer føres direkte fra varemodtagelsen til forsendelsen uden opbevaring på lageret, f.eks. ved hjemkomst af skaffevarer. Det er tale om varer leveret i den mængde, som kunden har bestilt, og skal ikke forveksles med varer i restordre – jfr. ovenfor. Funktionaliteten er her at styre konsolideringen af disse varer med de øvrige varer, der er plukket på lageret til den samme kunde/leverance.

4.3 PLANLÆGNINGSMULIGHEDER OG BRUGERINTERFACES

Det er vigtigt, at WMS leverandøren giver en detaljeret gennemgang af de planlægningsmuligheder, som det pågældende WMS system indeholder, og herefter internt vurdere, om dette lever op til forventningerne, som i dette tilfælde ofte er ikke specificerede. Hvis man på forhånd detaljeret vil specificere, hvilke planlægningsmuligheder man har behov for, vil det kræve erfarne ressourcer.

Opbygningen af skærmbilleder og menuer skal være let tilgængelig for brugerne. Hvad der udgør et godt brugerinterface er naturligvis en subjektiv vurdering. Det vil ofte være en fordel, hvis de forskellige brugere ikke skal benytte mange forskellige skærmbilleder i det daglige arbejde. Når leverandøren fremviser sit system, vil han gerne vise alt hvad det kan, hvilket normalt er ret omfattende. Det er derfor vigtigt at planlægge en sådan gennemgang så funktionaliteten gennemgås for hver operatør type så som:

  • Varemodtagelsespersonale
  • Truckførere
  • Plukkere
  • Vareforsendelsespersonale
  • Lagerchef (den eller de ansvarlige for planlægning og igangsætning af ordrer)

Det er vigtigt at leverandøren gør det klart for de enkelte brugertyper, at det er relativt få skærmbilleder de skal bruge i det daglige. Der er mange eksempler på præsentationer, hvor brugerne har syntes, at WMS systemet var alt for komplekst, fordi det ikke blev gjort klart, hvad lige netop de skulle bruge.

Når de basale funktioner er gennemgået, kan leverandøren så vise alle de andre faciliteter i WMS systemet.

4.4 STATISTIK OG RAPPORTER

Der er normalt masser af standard rapporter og statistikker i WMS systemerne. Der er logget information om operatører, varebevægelser, lagermængder og fyldningsgrader i de forskellige lagerafsnit. Systemerne lever normalt op til medicinalbranchens krav om sporbarhed. Uanset hvor mange statistikker og rapporter, der følger med WMS systemet, vil den kreative lagerchef før eller siden have ønsker til nogle helt specifikke rapporter. Det er derfor vigtigt at se på, hvad der kræves for selv at definere, hvilke data man vil trække ud af systemet. Skal der laves SQL udtræk fra databaserne? Eller kan ønskede data defineres i menuer og trækkes over i regneark? Vurder om det er vigtigt selv at kunne lave nye rapporter, eller om det vil være begrænset og dermed ikke så vigtigt om leverandøren skal involveres.

5 WMS OG TILHØRENDE UDSTYR

WMS systemerne har, udover øget funktionalitet i forhold til ERP systemerne, også den fordel, at de har interface til det mest gængse udstyr der anvendes på lagrene. WMS systemerne er oprindeligt udviklet til manuelt betjente lagre, men udviklingen i flere og flere automatiserede lagre har bevirket at WMS systemerne også er udviklet til at interface til disse systemer.

Der gøres her ikke rede for hvilke af disse teknologier der er bedst, det afhænger af forholdene på hvert enkelt lager.

5.1 DET MANUELLE LAGER

WMS systemet skal kunne interface med en lang række produkter/teknologier som anvendes på lagrene så som:

  • Printere (WMS systemet skal have printer management funktioner, som bør kunne håndteres af kunden)
  • Truckterminaler
  • Håndterminaler (ofte med indbygget stregkodescanner)
  • Stregkodescannere (mobile og stationære)
  • Vægt/volumen scannere
  • RFID scannere (Radio Frequency Identification), RF-tags
  • PDA´ere (Personal Digital Assistant)
  • Tablet PC (typisk med touch screen)
  • PBV (Pick by Voice) kommandoer til operatør via headset og stemmegenkendelse
  • PBL (Pick by Light/Pack by light) både stationære systemer og mobile plukkevogne

Fælles for udstyret er, at det skal være robust. Vælger man af prismæssige årsager knap så robuste produkter, så sørg for at have ekstra enheder liggende.

5.2 DET AUTOMATISEREDE LAGER

De automatiserede lagre indeholder typisk også manuel lagerteknologi og er således et miks af begge dele.

Er man ude i et større automatiseringsprojekt er WMS systemet normalt en mindre del af det samlede projekt. Det vil her være klogt, at lade hovedleverandøren håndtere WMS systemet som en delleverance. Det modsatte, dvs. at man som bygherre har ansvaret for at integrere WMS systemet med det automatiserede system, kan kun frarådes. Har man allerede et WMS system, bør man nøje vurdere, om det alligevel ikke er bedst at lade hovedleverandøren bestemme om dette er godt nok.

Har man på sigt planer om at automatisere, skal man vurdere om man vil investere i et billigere WMS system som ikke er egnet til at styre en automatiseret løsning og så udskifte dette, når der skal automatiseres. Alternativt skal man sørge for at vælge et WMS system, som er egnet til at styre de automatiserede løsninger (husk referencer – mange referencer). Tidshorisonten for hvornår der påtænkes automatisering, er naturligvis vigtig, men husk at skift af WMS system også koster ikke ubetydelige interne ressourcer, hvilket vi ofte ser slemt undervurderet.

Den del af WMS systemet, som varetager den overordnede styringen af de automatiserede løsninger, kaldes bl.a. WCS (Warehouse Control System) eller MFC (Marterial Flow Controller). Uanset benævnelsen, er det et mellemliggende styresystem mellem WMS systemet og PC/PLC styringen af automatiseringssystemet. WMS systemet fordeler opgaverne til det manuelle og det automatiske system. Til det automatiske system varetager WCS eller MFC systemet så den overordnede styring. Denne overordnede styring er f.eks. at give besked til transportsystemet om hvilken palle- eller miniloadkran varen skal føres hen til, hvilken udsorteringsbane skal en given kasse føres hen til osv. MFC eller WCS bestemmer det overordnede flow i systemet. Her skal der i specifikationsfasen et stærkt fokus på ”hvad nu hvis” situationerne, når der opstår fejl eller dele af systemet er ikke i drift. Lige præcis denne del er afgørende for, hvor robust systemet bliver i daglig drift.

De typer af udstyr, der indgår i automatiserede lagerløsninger, er mangfoldige, men nedenstående dækker det meste som ses i praksis:
 

  • Kranlagre for paller
  • Kranlagre for kasser og kartoner
  • Lagerautomater, paternostre og karruseller
  • Transportbaner
  • Transfervogne og Sorting Transfer Vehicles (STV, vogne der med stor kapacitet fordeler paller typisk til/fra et automatlager)
  • Hængetransportteknik
  • Stykgods sortere
  • Plukke/pakkestationer
  • Folie omviklere, automatiske labelapplikatorer
  • Osv.

WMS systemet skal interface enten til en overordnet styring, der kommunikerer videre til de enkelte PLC styringer eller også direkte til disse PLC styringer. Ofte er det en blanding. Ved at vælge en hovedleverandør kan man som kunde undgå at blive involveret i disse tekniske specifikationer og i stedet fokusere på funktionaliteten.

6 INTEGRATION MED ERP SYSTEMET

WMS systemet skal integreres med virksomhedens ERP system. Omfanget af data, der skal udveksles, er mere omfattende end man umiddelbart tror. Der skal typisk udveksles følgende typer data:

​Fra ERP til WMS​

​Fra WMS til ERP

​Varebeholdning:

Beholdningsstatus – alle varer (hvert døgn)
Varebevægelser – hver enkelt vare (løbende)

Indkøb:​

Indkøbsordre informationer
Indkøbsordrelinje informationer
Slet indkøbsordre anmodning

Indkøbsordre modtagelsesrapport
Indkøbsordrelinje modtagelsesrapport
Svar på sletning af indkøbsordre

Kundeordrer:​

Kundeordre informationer
Kundeordrelinje informationer
Slet kundeordre anmodning

Kundeordre modtagelsesrapport
Kundeordrelinje modtagelsesrapport
Svar på sletning af kundeordre

Forsendelses data:​

Forsendelses informationer (shipment)
Modtager informationer (leveringsaddresse)

Forsendelses rapport
Modtager rapport
Modtager dellast rapport

Crossdocking definition

​WMS leverandørerne har en specifikation af deres standard interface, som de naturligvis foretrækker. Der vil typisk være mange informationer heri, som ikke er nødvendige. Det vil ofte være IT afdelingen, der tager sig af at få fastlagt interfacet sammen med WMS leverandøren. Om det teknisk foregår via filer, direkte i databaser eller andet er ikke så afgørende, men det skal udføres på en måde, så man har klare snitflader for hvem der ansvarlige for at levere og slette data, så man kan spore eventuelle fejl i kommunikationen.
Der skal være en driftsansvarlig med i fastlæggelsen af interfacet. Ikke mht. de tekniske forhold, men mht. hvilke informationer der udveksles. Der er stort set altid afvigelser i forhold til leverandørens standard interface.

Integrationen skal også vurderes mht. økonomi og tidsplan. Mange virksomheder har ikke egne ressourcer til, i ERP systemet, at foretage de nødvendige ændringer i relation til interfacet til WMS systemet. Der skal derfor udarbejdes en budgetpris på hvad dette vil koste. Navnlig ERP-delen af interfacet ses ofte at være en begrænsende faktor for en hurtig levering fra ordre til det nye WMS system er klar til drift.

​7 VALG OG INDFØRING AF WMS

Alle virksomheder har brug for lagerstyring. Er det vurderet, at behovet kan dækkes af funktionaliteten i ERP systemet er afsnit 7.1, 7,2 og 7.5 nedenfor stadig relevante.

7.1 FUNKTIONSBESKRIVELSE OG KRAVSPECIFIKATION

Lav altid en kravspecifikation for WMS systemet. Både en funktionsbeskrivelse og en kravspecifikation vedr. interface til nyt og eksisterende udstyr.

Jo mere detaljeret funktionsbeskrivelsen er jo bedre, og hellere en overordnet beskrivelse end slet ingen. Hele processen med at gennemgå sine egne forretningsprocesser på lageret og vurderingen af hvilke funktioner, der er ”need to have” og hvilke der er ”nice to have”, gør dialogen med potetntielle leverandører meget bedre.

Funktionsbeskrivelsen bevirker også, at man er sikker på at få drøftet de fleste forhold, og fungerer efterfølgende som kontrol af, at leverandøren leverer den aftalte funktionalitet. Vedlæg gerne som bilag kopier af de eksisterende dokumenter, som anvendes i dag. Med udgangspunkt i disse er det ret hurtigt at definere layout og indhold på de fremtidige dokumenter.

Udover funktionaliteten, er der en række andre forhold, som skal beskrives mht. kravene:

  • Servere og backup, PCére
  • LAN, WLAN
  • Terminaler, printere, scannere osv.
  • Uddannelse
  • Dokumentation

Skal der interfaces mod både eksisterende og nyt udstyr og hvem skal levere det nye?

Jo mere der kan defineres på forhånd, jo færre kedelige overraskelser får man.

7.2 UDBUDSMATERIALE

Vil man sikre sig, at man får den bedste løsning til prisen, skal man spørge flere WMS leverandører.

For at gøre leverandørernes løsninger sammenlignelige, skal de tilbyde den samme funktionalitet og på samme vilkår.

Den bedste mulighed for at opnå dette er at give dem et udbudsmarteriale, der beskriver funktionalitet og kravspecifikation for WMS systemet samt følgende forhold:

  • Kommercielle krav
    - Betalingsbetingelser
    - Dagbødebetingelser
  • Tidsplan med milepæle for betalingsrater
  • Krav til leverandørens projektorganisation (kræv erfarne folk på nøglepositioner)
  • Andre projektydelser
    - Detaljeret tidsplan
    - Workshop og ”brown paper” mht. udarbejdelse af funktionsspecifikation
    - Interface specifikation
    - FAT/SAT (Factory Acceptance Test/Site Acceptance Test)
    - Statusrapporter/møder, håndtering af mangellister
    - Dokumentation og uddannelse
    - On site/off site support ved idriftssættelse
  • Aftale om snitflader/ansvarsfordelinger
  • Betingelser under indkøring
  • Håndtering af tillægsopgaver
  • Serviceaftale og timesatser

7.3 LEVERANDØRER

Målt på referencer i Danmark er de mest brugte leverandører pt. : Consafe Logistics, Axacon og Apport systems. Der er naturligvis andre leverandører som bl.a. Lyngsø Systems, der markedsfører et Hollandsk udviklet system. De to største internationale WMS leverandører Manhattan Associates og RedPrairie er også repræsenteret i Danmark, men deres systemer er endnu ikke særlig udbredte her i landet.

Ved valg af leverandør er det vigtigt at sikre, at denne har referencer, som funktionelt minder om ens egen virksomhed. Har leverandøren et godt kendskab til din branche og dermed bekendt med terminologier og arbejdsprocedurer, bliver samarbejdet mere effektivt.

Det er en fordel, hvis leverandørens projektfolk er dansksprogede. Der er typisk mere fokus på lokale projekter og hurtigere respons i tilfælde af problemer eller ønsker om ændringer. Sørg også for at få navngivne og erfarne folk med i leverandørens projektteam og check et par referencer for nøglepersonerne.

7.4 STANDARD ELLER SPECIELT TILRETTET WMS

I et større automatiseringsprojekt for lageret, kan automatiseringsdelen være så stor, at WMS systemet skal fokuseres omkring dette og dermed med fordel være specielt designet til opgaven. I de fleste danske tilfælde bør man dog primært overveje, at tage udgangspunkt i et standard WMS system, da det giver følgende fordele:

  • Jo færre ændringer i standard systemet jo større sikkerhed for et stabilt system
  • Mulighed for opgraderinger til fornuftig pris (er der flere lagre, der løbende moderniseres, giver det mulighed for at anvende samme WMS version)
  • Typisk en billigere løsning
  • Mindre afhængighed af projektkendskab hos leverandørens folk ved service og ændringer

Det er dog sjældent, at der ikke skal foretages ændringer og tilpasninger i standardsystemerne, for at leve op til de aktuelle funktionskrav i en virksomhed. For at få overblik over hvad der er standard og hvad der er tilpasninger i den tilbudte løsning, kan man i udbudsmaterialet bede leverandøren specificere om et givent funktionskrav kan opfyldes ved:

  • Standard funktionalitet
  • Afprøvet ændring hos andre kunder
  • Ny udviklet funktionalitet

7.5 IMPLEMENTERING AF WMS SYSTEMET

Indføringen af et WMS system kræver, at det håndteres som et komplekst projekt. Der skal afsættes de fornødne interne ressourcer. Jo bedre forberedt og jo mere der følges op på projektet, jo bedre større chance for en god implementering.

Det er ikke tilstrækkeligt at overlade et sådant projekt alene til en lagerchef, som skal håndtere projektet parallelt med sit fuldtidsjob. Der skal nedsættes en projektorganisation, hvor det aftales hvem der er ansvarlig for de enkelte områder i projektet:

  • Funktions- og kravspecifikation
  • Kommercielle betingelser i udbudsmateriale
  • Projektstyring
  • Godkendelser af leverandørdokumenter og tests
  • I større projekter indføres også en styregruppe

Vær realistisk i vurderingen om den nødvendige know-how og ikke mindst disponible interne ressourcer er til stede. Nogle opgaver kan udføres af eksterne ressourcer, men det må aldrig fjerne den interne involvering og det interne ejerskab, hvis projektet skal blive til en succes.

LARS DYRHOLM BUNDGAARD, PARTNER

Logistikcenteret A/S
Dam Holme 14-16
DK-3660 Stenløse
Danmark

Telefon: +45 46 19 07 07
www.LogistikCenteret.dk
ldb@LogistikCenteret.dk

Det er ikke tilladt at kopiere eller på anden måde helt eller delvist at gengive dette dokument eller bruge det til undervisning uden kildehenvisning til Logistikcenteret A/S.